Jak automaticky hlídat obchodní partnery (a proč ruční kontrola nestačí)

Prověřit si nového partnera před podpisem smlouvy je dnes už standard. Jenže riziko nevzniká při podpisu - vzniká kdykoli později: insolvence, nespolehlivost plátce DPH i likvidace přicházejí bez varování, často u firem, se kterými léta bezproblémově obchodujete.

Proč ruční kontrola selhává

• Frekvence: u insolvence rozhodují dny (lhůty pro přihlášky pohledávek), u DPH stav v den platby. Měsíční ruční kontrola je proto skoro stejná jako žádná.
• Rozsah: kontrolovat 50 partnerů ve třech rejstřících = 150 dotazů. Nikdo to nedělá poctivě dlouhodobě.
• Lidský faktor: kontrola je nudná rutina - přesně ten typ práce, který se odkládá a zapomíná.

Jak vypadá automatický monitoring

Nahrajete seznam IČO (ručně nebo CSV importem), systém je každý den porovná s insolvenčním rejstříkem, registrem plátců DPH a ARES. Když se cokoli změní, přijde vám e-mail: kritické události (insolvence, nespolehlivý plátce) okamžitě, ostatní v denním souhrnu. Na dashboardu vidíte semafor celého portfolia.

Kdy se to vyplatí

Počítejte s cenou od stokorun měsíčně. Proti tomu: jediná nepřihlášená pohledávka nebo jediné ručení za DPH jde do desítek či stovek tisíc. Pro účetní kanceláře je monitoring navíc služba, kterou mohou nabídnout klientům - včetně měsíčního reportu stavu portfolia.