Směrnice pro prověřování obchodních partnerů: vzor a postup

Prověřování partnerů funguje jen tehdy, když není závislé na tom, jestli si na něj někdo vzpomene. Řešením je krátká interní směrnice: jedna stránka, která říká kdo, kdy, co a jak kontroluje. U sporů s finančním úřadem (typicky u ručení za DPH) je navíc doložitelný systém kontrol silným argumentem, že jste jednali s péčí řádného hospodáře.

Co má směrnice obsahovat

1. Kdy se kontroluje: před uzavřením smlouvy, před první platbou, a průběžně po celou dobu spolupráce (ideálně automatizovaně denně).
2. Co se kontroluje: existence subjektu a likvidace (ARES), insolvence (ISIR), status plátce DPH a zveřejněné účty (registr MFČR). U velkých kontraktů i účetní závěrky ve sbírce listin.
3. Kdo kontroluje: jmenovitě role (fakturantka, účetní, obchodník) - ne „někdo".
4. Co se děje při nálezu: eskalace - kdo rozhoduje o zastavení dodávek, zálohovém režimu nebo ukončení spolupráce.
5. Evidence: kde se ukládá záznam o provedené kontrole (datum, výsledek, kdo provedl).

Vzorová struktura (převezměte a upravte)

1. Účel a rozsah · 2. Odpovědné osoby · 3. Okamžiky kontroly · 4. Kontrolované rejstříky a limity plnění · 5. Postup při zjištění rizika · 6. Evidence kontrol · 7. Účinnost.

Nejtěžší bod je průběžná kontrola - ruční opakování nikdo dlouhodobě neudrží. Právě tu lze plně automatizovat s denním monitoringem a e-mailovými alerty; evidence kontrol pak vzniká sama (auditní log, historie událostí).